Logiciel de gestion des processus : le BPMS

Le BPMS est un outil qui permet de mettre en œuvre le BPM. Rappelons ici que le BPM est une méthodologie qui sert à maintenir et à améliorer les processus au sein d’une entreprise pour en accroître l’efficacité et la rentabilité (Cf. Article sur le BPM).

1. Qu’est-ce que le BPMS ?

La mise en place du BPMS permet une transformation numérique qui consiste à terminer le travail différemment, à l’améliorer, le mettre en place vous sera probablement très bénéfique, il ne s’agit pas d’un simple changement pour la forme. Le BPMS est un outil logiciel utilisé pour améliorer les processus d’affaires d’une organisation par la définition, l’automatisation et l’analyse des processus métiers. Plus récemment, l’entreprise Gartner a introduit l’iBMPS (Intelligent Business Process Management Suites), le « i » se référant à « intelligence », vous pourriez aussi en avoir l’utilité.

Notez toutefois que l’iBPMS diffère du BPMS puisqu’il lui est bien supérieur en termes de fonctionnalités. Il comprend par exemple l’intégration avec les médias sociaux ou encore la gestion des décisions en temps réel, etc.

Notez aussi que le BPMS « fluidifiera » les processus ainsi que leurs tâches afin d’en garantir la compétitivité, l’agilité et donc fournira une meilleure efficacité à votre entreprise.

Pour résumer, grâce à la mise en place du BPMS, vous appliquerez avec aisance les étapes du cycle de vie du BPM.

2. Quels sont les avantages du BPMS ?

• Augmentation de la productivité : Le BPMS améliorera la productivité dans les domaines d’activité de votre entreprise en automatisant les éléments redondants des flux de travail.

• Éliminer le papier : Il réduira considérablement la quantité de « paperasse » circulant dans votre entreprise, cela peut vous faire économiser des coûts de stockage, d’impression et de main-d’œuvre.

• Augmenter la visibilité : Vous pourrez modifier les processus en temps réel et vous recevrez des notifications si un flux de travail a pris du retard. Vous repèrerez facilement les goulots d’étranglement dans un processus et vous pourrez donc rapidement intervenir en conséquence pour régler le problème.

• Minimiser les erreurs : Il minimisera les erreurs et les problèmes. Par exemple, il pourrait réduire la perspective d’un rejet de formulaire émis pour clarification.

• Raccourcir les délais de projet : Il accélèrera l’approbation de vos projets internes. Tous les membres de votre équipe pourront effectuer simultanément des tâches de processus et recevront des alertes automatiques par email qui les avertiront lorsqu’une tâche sera affectée.

• Exécuter les processus de manière cohérente : Il assurera la cohérence du processus. Que vous exécutiez un processus une fois ou bien mille fois, vous serez assuré que celui-ci sera correct et vérifiable, qu’il pourra donc être correctement suivi.

• Suivi des risques, et conformité : Il suivra et enregistrera chaque transaction significative, celles-ci pourront être retracées plus tard par les gestionnaires, les vérificateurs et les organismes de réglementation.

• Simplification de la gestion des changements : vous verrez clairement quels en sont les impacts.

• Amélioration continue : Il identifiera de façon « proactive » les goulots d’étranglement des processus, car des mesures seront revues et analysées afin d’identifier les possibilités d’amélioration des processus d’affaires.

• Meilleures relations avec la clientèle : il vous fournira également une plateforme pour que vous puissiez mieux communiquer avec votre clientèle.

• Satisfaction des employés : Il réduira considérablement le travail répétitif ce qui permettra aux employés d’accomplir leurs tâches quotidiennes avec, en théorie, plus de facilité, puisque chacun comprendra mieux son rôle.

• Agilité : Il fournira un aperçu de vos tâches critiques, ce qui permettra à la direction d’examiner les paramètres et les statuts des processus pour intercéder si nécessaire. Ainsi si votre entreprise est agile, vous pourrez prendre des décisions au bon moment pour satisfaire les besoins de votre clientèle.

3. Quelles sont les fonctionnalités du BPMS ?

• Création simplifiée de diagrammes de processus : Cet outil vous servira à modéliser graphiquement des processus complexes en utilisant les symboles BPMN grâce à un système de « glisser-déposer » et à une mise en page organisée et agréable.

• Outils de reporting intégrés : Vous pourrez personnaliser vos tableaux de bord, ce qui vous fournira une meilleure visibilité sur la façon dont les processus fonctionnent. Vous pourrez ainsi suivre les indicateurs de rendement clés pour localiser les goulots d’étranglement, les processus inefficaces et les employés improductifs. De plus, ces rapports vous fourniront une analyse de données planifiée, ou bien hors ligne pour les données de formulaire et de processus.

• Gestion des documents : Il est évident que vos processus impliqueront le téléchargement et la génération de documents divers. Sachez donc que le stockage de ces documents pourra être assuré par la mise en place du BPMS. En revanche, si vous choisissez de stocker les documents dans un SharePoint ou dans Dropbox, il sera important que le BPMS possède des connecteurs.

• Notification en temps réel : Les notifications automatisées et personnalisables dirigeront tous les participants sur la même page et vous alerteront sur chaque nouvelle tâche.

• Autorisations basées sur les rôles pour les utilisateurs : Les utilisateurs (internes et externes), les groupes d’utilisateurs ainsi que les droits d’administration des documents, des formulaires et des dossiers grâce aux listes de contrôle d’accès (ACL) seront pris en charge.

• Intégration des applications : Le BPMS se connectera aux bases de données et aux systèmes existants et échangera des informations avec ceux-ci.

• Sécurité : Il vous offrira la sécurité et la stabilité des données grâce à la connexion HTTPS (SSL/TLS), aux journaux d’audits, aux autorisations utilisateurs et au chiffrement des données de formulaire. Du point de vue de la conformité interne, il est important que vous puissiez livrer vos journaux à un outil externe compatible SIEM afin que vous puissiez gérer la sécurité à partir d’une seule et même application.

• Ergonomie du site : Vous y aurez accès à partir depuis n’importe quel navigateur, système d’exploitation ou appareil mobile, depuis toutes les plateformes principales prises en charge (y compris iOS et Android).

4. Quels processus peuvent être améliorés avec le BPMS ?

Le BPMS va généralement être utilisé pour rendre les processus les moins matures plus répétables et fiables. Mais il peut s’appliquer dans des entreprises de toutes tailles et de toutes formes, car leurs « défis » sont souvent similaires malgré des fonctionnements différents.

Le BPMS pourra être utilisé dans le cadre de nombreuses activités qui nécessiteront le traitement des formulaires internes, par exemple avec une soumission des informations, un examen, une mise à jour et une approbation comme :

• Les demandes de dépenses d’investissement

• Le contrôle des contrats

• Les rapports de temps

• Les fusions et acquisitions

• Les demandes d’achat

• Les demandes de traitement et examens

• L’approbation des vacances du personnel

5. Et si vous combiniez les technologies RPA et BPMS pour plus d’efficacité ?

Depuis plusieurs années, il y a une montée en puissance des technologies RPA et IPA. Thomas Knidler, responsable du secteur bancaire chez Blueprism en dit ceci :

« Bien que la BPM automatise les processus métiers complexes, de nombreuses tâches peuvent encore faire l’objet d’automatisation. Il ne suffit plus uniquement d’automatiser le back-office pour réduire les coûts, mais également d’améliorer l’expérience digitale, l’innovation et l’expérience utilisateur. C’est pourquoi il est important d’aborder l’automatisation comme un moyen d’automatiser des processus de bout en bout et non seulement des tâches individuelles. Pour éviter des silos organisationnels tout en créant une réelle connexion entre les différents processus, il convient de combiner les technologies BPM et RPA agrémentées d’IA ».

Vous vous demandez qu’est-ce que le RPA et IPA ? RPA (Robotics Process Automation) et IPA (Intelligent Process Automation) sont des technologies qui permettent l’automatisation de tâches souvent jugées chronophages et répétitives.

Quelle est l’utilisation de ces technologies RPA/IPA ? Beaucoup de directions font le choix d’utiliser ces technologies dans le cadre de la digitalisation de leur périmètre. Elles sont utilisées par les entreprises pour :

• Limiter les interventions humaines et ainsi gagner en fiabilité tout en faisant des économies

• Gagner en autonomie et réduire le temps de mise en œuvre

• Faciliter l’innovation, l’agilité sur leurs périmètres

• S’initier à la culture BPM

Depuis quelques années, les technologies BPMS sont devenues presque indispensables pour permettre aux organisations de créer des applications qui répondent mieux aux attentes des utilisateurs, qui apportent de la valeur ajoutée, ainsi que de l’efficacité à l’organisation. Jusqu’à présent, les technologies RPA et BPMS ne sont pas en conflit les unes avec les autres, elles visent simplement à atteindre le même objectif avec des stratégies de mise en œuvre différentes.

Le BPMS vous sera utile lorsque vous devrez complètement transformer un processus, et ne plus seulement compter sur « une correction de surface ». Si votre entreprise ne peut pas se permettre de recommencer et de tout reconstruire à partir de zéro, alors RPA peut être la solution la plus appropriée. Individuellement, ces deux technologies ont un objectif similaire, mais un domaine d’influence différent.

La combinaison BPMS et RPA/ IPA peut être une solution gagnante pour vous puisque les technologies RPA/IPA permettent de déléguer efficacement la gestion rigoureuse de tâches répétitives, à une solution informatique basée sur l’intelligence artificielle (IA) ou sur des robots métaphoriques (BOTS). Cette combinaison vous permettra d’atteindre un degré significatif d’automatisation des processus de bout en bout. Vous économiserez donc du temps et des efforts, ce qui se traduira par des économies de coûts et des revenus accrus.

Je conseille à tous ceux qui souhaitent se lancer dans des actions de cette nature, de simplifier au préalable les processus en enlevant toutes les activités sans valeur ajoutée, puis de passer à leur automatisation par la suite.

Il est important de souligner qu’un processus inefficient restera inefficient même si vous lui additionnez des couches technologiques, c’est la raison pour laquelle il est nécessaire de revoir en profondeur le processus grâce à l’utilisation du BPMS.